Informationen Bewerberinnen und Bewerber

Home/Informationen Bewerberinnen und Bewerber

Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber

Informationen Bewerber- und Beschäftigtendaten

Informationen Kunden, Lieferanten und Dienstleister

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns in der SARIA-Gruppe ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens bei uns informieren.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite über die Karriereseite die Möglichkeit, sich auf Stellenangebote bei uns zu bewerben. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Anrede (Optional)
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
sonstige Kontaktdaten
Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikationen, Referenzen, Zeugnisse, sonstige Nachweise)
Ggf. Ergebnisse von Online-Verfahren (z. B. Persönlichkeitstests, kognitive Leistungstests)

Anmeldung im Bewerberportal
Wenn Sie sich in dem Bewerbungsportal registrieren, werden zunächst Ihr Name, Vorname, Geburtsdatum (optional), Ihre Adresse und E-Mail-Adresse von uns gespeichert. In der Rubrik „Dokumente“ können Sie Ihren Lebenslauf hochladen und ein Anschreiben erstellen oder hochladen sowie weitere Anlagen, wie z. B. Zeugnisse mitsenden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit dem Auswahlprozess, individuelle Fragebögen hinzuzufügen.

Bewerbung per E-Mail oder WhatsApp
Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen per E-Mail oder WhatsApp werden diese automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbungsmanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise) sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert. Der hochgeladene Lebenslauf wird mit einem sog. CV-Parser (Verarbeitung von Lebensläufen) semantisch ausgelesen, in ein strukturiertes, durchsuchbares Format umgewandelt und in unser Bewerbungsmanagementsystem integriert. Ihre Originaldokumente werden zu Ihrem Datensatz gespeichert.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung Ihrer Daten in WhatsApp, aufgrund der Zugehörigkeit von WhatsApp zu dem US-amerikanischen Unternehmen Meta Plattform, mit einem Sicherheitsrisiko verbunden ist. Der Datenschutz in den USA entspricht nicht den EU-Standards. Die Einzelheiten zur Datenverarbeitung durch WhatsApp kann der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp unter dem folgenden Link entnommen werden:
https://www.whatsapp.com/legal?eea=0#privacy-policy

Bewerbung per Post:
Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digitalisieren wir diese, um sie anschließend nach dem oben beschriebenen Vorgang in unserem Bewerbungsmanagementsystem zu integrieren.
Im Falle fehlender Unterlagen behalten wir uns vor, diese nachzufordern und ebenfalls in Bewerbungsmanagementsystem nach dem oben beschriebenen Vorgang einzupflegen.
Falls Sie ein Beschäftigungsverhältnis mit uns anstreben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in Form von Personenstammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit) und Adressdaten, um mittels eines Sanktionslistenabgleichs eine Entscheidung über die Aufnahme und ggf. Fortführung der geschäftlichen Beziehung mit Ihnen zu treffen.

2. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Ihre Bewerbungsdaten werden von uns verarbeitet, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Da die aufgenommenen Daten für die Begründung eines angestrebten Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind, beruht die Verarbeitung auf § 26 BDSG. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahren ggf. im Rahmen rechtlicher Verfahren erforderlich, im Interesse der Abwehr oder Geltendmachung von Ansprüchen sein, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Um statistische Auswertungen hinsichtlich unseres Bewerbungsmanagements durchzuführen, werden Ihre Daten vor der Verarbeitung anonymisiert. Ein Rückschluss auf Ihre Person ist bei dieser Datenverarbeitung ausgeschlossen.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilen, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

3. Dauer der Speicherung

Die Aufbewahrungsdauer Ihrer Unterlagen im Bewerbungspool beträgt zunächst 180 Tage. Danach erhalten Sie von uns eine E-Mail mit Verlängerungsoption. Bestätigen Sie diese innerhalb von 14 Tagen nicht, werden Ihre Daten ordnungsgemäß gelöscht. Sollten wir uns gegen eine Zusammenarbeit entscheiden werden Ihre Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für weitere 90 Tage archiviert und danach automatisch und vollständig gelöscht. Sie erhalten hierüber per E-Mail eine entsprechende Bestätigung. Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten, werden die Daten aus dem Bewerbungsmanagementsystem in unser Personalinformationssystem überführt.

4. Empfänger der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden im Bewerbungsverfahren ggf. innerhalb der Unternehmensgruppe an weitere Organisationseinheiten übermittelt, wenn diese zentrale Datenverarbeitungsaufgaben für unsere Unternehmensgruppe wahrnehmen. Dabei haben nur die Personen Zugriff auf Ihre Unterlagen, welche unmittelbar in den Bewerbungsprozess involviert sind (Personalbereich, Fachabteilungen).
Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Bewerbung für eine Stellenausschreibung außerhalb der Gesellschaft, bei der Sie sich beworben haben, aber innerhalb unserer Unternehmensgruppe von Interesse ist. Mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 7 DSGVO in unserem Online-Bewerbungsmanagementsystem erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre Bewerbungsdaten – einschließlich etwaiger besonderer personenbezogener Daten – von uns sowie von den von Ihnen ausgewählten Gesellschaften der SARIA-Unternehmensgruppe im Rahmen unseres Bewerbungsverhältnisses gemäß der beschriebenen Zwecke weitergegeben und verarbeitet werden. Der Zugriff auf Ihre Daten ist auf die Personen beschränkt, die in den Bewerbungsprozess unmittelbar involviert sind (Personalbereiche, Fachabteilungen, Betriebsräte). Ohne Ihre Zustimmung werden Ihre Daten nicht weitergegeben.
Im Zuge eines einschlägigen Positivbefundes im Rahmen des Sanktionslistenabgleichs sind wir dazu verpflichtet folgenden Empfängerkreis zu informieren:

Aufsichtsbehörden (z.B. BAFA, Bundesbank, OFAC, etc.)

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess spezialisierte Software-Anbieter. Diese werden als Dienstleister für uns tätig und können im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesen Anbietern einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt. Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Darüber hinaus findet keine Weitergabe Ihrer Bewerbungsdaten an Dritte statt.

5. Widerspruchs – und Beseitigungsmöglichkeit

Sollten Sie sich im Bewerbungsverfahren umentscheiden und Ihre Bewerbung zurückziehen, werden wir Ihre Daten in diesem Zusammenhang unverzüglich löschen.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit ganz oder teilweise zu widerrufen.