Informationen zu Telekonferenzen
Informationen Telefonkonferenzen
Informationen Bewerber- und Beschäftigtendaten
Informationen Kunden, Lieferanten und Dienstleister
1. Beschreibung und Umfang der Datenverwaltung
Wir nutzen die Telefon- und Videokonferenzsoftware „Teams“ von Microsoft, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA („Microsoft“), um Telefon- und Videokonferenzen durchzuführen. Findet eine Kommunikation über Teams statt, dann werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Diese Daten sind:
- Anzeigename und Profilbild
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Passwort (verschlüsselt zur Authentifizierung)
- IP-Adresse
- Thema des Meetings, Übersicht der teilnehmenden Personen und Chatnachrichten
- Aufnahmedaten des Mikrofons und der Videokamera
- Anrufdaten zu Anrufenden und Gesprächsdauer
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. dem virtuellen „Meeting-Raum“ beizutreten, müssen Sie mindestens einen Namen angeben. Sobald Sie die Internetseite von Microsoft aufrufen, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist ggf. für die Nutzung von Microsoft erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen oder das Benutzerprofil zu bearbeiten. Sie können Teams auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Teams-App eingeben. Wenn Sie keine zusätzliche Software für die Nutzung von Teams installieren können oder wollen, ist eine Teilnahme an Teams-Meetings auch uneingeschränkt über Ihren Browser möglich.
2. Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Im Rahmen der Durchführung einer Telefon- und Videokonferenz über Teams verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:
Werden die Online-Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt, greift für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da hier ein effektives Interesse unsererseits an der Durchführung von Online-Meetings besteht.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Sollten Sie einer Aufzeichnung für die interne Nutzung, z.B. zu Schulungszwecken oder zur Bereitstellung der Aufzeichnung für abwesende Teilnehmende, mittels einer Einwilligungserklärung zugestimmt haben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
3. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Wir speichern Ihre, zum Zweck der Telefon- und Videokonferenz, verarbeiteten personenbezogenen Daten nur solange es technisch erforderlich ist. Im Regelfall ist dies bis zur Beendigung der Telefonkonferenz der Fall. Wurde das Meeting aufgezeichnet, speichern wir die Daten entsprechend der in der Einwilligung eingetragenen Dauer, mindestens jedoch bis zur Erfüllung des Zwecks.
4. Empfänger der Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Ihre Daten werden an Microsoft weitergeleitet. Die Datenschutzhinweise von Microsoft finden Sie hier: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet uns im Rahmen der Telefon- und Videokonferenz Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Bei einer Verweigerung der Datenüberlassung ist eine Kommunikation mit Ihnen durch eine Telefon- und Videokonferenz jedoch nicht möglich.
Haben Sie eine Einwilligungserklärung für die Aufzeichnung eines Meetings unterzeichnet, können Sie diese jederzeit widerrufen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten daraufhin unverzüglich löschen.