Datenschutzhinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an Telefonkonferenzen
Informationen Telefonkonferenzen
Informationen Bewerber- und Beschäftigtendaten
Informationen Kunden, Lieferanten und Dienstleister
Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die
Gerlicher GmbH
Norbert-Rethmann-Platz 1
59379 Selm
Deutschland
Telefon: +49 2592 210-0
Telefax: +49 2592 210-283
Datenschutzbeauftragter
Norbert-Rethmann-Platz 1
59379 Selm
E-Mail: datenschutz@saria.de
Beschreibung und Umfang der Datenverwaltung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir direkt bei Ihnen erhoben haben. Personenbezogene Daten (nachfolgend „Daten“) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also z.B. Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Wir nutzen die Telefon- und Videokonferenzsoftware „Teams“ von Microsoft, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA („Microsoft“) , um Telefon- und Videokonferenzen durchzuführen. Findet eine Kommunikation über Teams statt, dann werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.
Diese Daten sind:
- Anzeigename und Profilbild
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Passwort (verschlüsselt zur Authentifizierung)
- IP-Adresse
- Thema des Meetings, Übersicht der teilnehmenden Personen und Chatnachrichten
- Aufnahmedaten des Mikrofons und der Videokamera
- Anrufdaten zu Anrufern und Gesprächsdauer
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den virtuellen „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie mindestens einen Namen angeben. Sobald Sie die Internetseite von Microsoft aufrufen, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist ggf. für die Nutzung von Microsoft erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Teams herunterzuladen oder das Benutzerprofil zu bearbeiten. Sie können Teams auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Teams-App eingeben. Wenn Sie keine zusätzliche Software für die Nutzung von Teams installieren können oder wollen, ist eine Teilnahme an Teams-Meetings auch uneingeschränkt über Ihren Browser möglich.
Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Im Rahmen der Durchführung einer Telefon- und Videokonferenz über Teams verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Wir speichern Ihre zum Zweck der Telefon- und Videokonferenz verarbeiteten personenbezogenen Daten nur so lange es technisch erforderlich ist. Im Regelfall ist dies bis zur Beendigung der Telefonkonferenz der Fall.
Empfänger der Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Ihre Daten werden an Microsoft weitergeleitet. Die Datenschutzhinweise von Microsoft finden Sie hier https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Die oben genannten Daten können unter Umständen für Microsoft im Zuge der Auftragsverarbeitung ersichtlich gemacht werden, wobei der Datenverkehr verschlüsselt erfolgt. Die Datenverarbeitung findet ausschließlich auf Servern im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt.
Bitte kontaktieren Sie, falls erforderlich, in allen oben genannten Angelegenheiten unsere Datenschutzbeauftragte (datenschutz@saria.de).
Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich dazu verpflichtet uns im Rahmen der Telefon- und Videokonferenz Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Bei einer Verweigerung der Datenüberlassung ist eine Kommunikation mit Ihnen durch eine Telefon- und Videokonferenz nicht möglich.